Come organizzare un workshop online di successo. Cosa ci manca.

Scritto da Pietro Celotti
Pubblicazione 28 December 2020

L’organizzazione di workshop è da sempre un punto di forza per noi esperti di t33. I workshop ci aiutano a comprendere appieno ciò che stiamo studiando, soprattutto grazie alla condivisione delle informazioni e alla raccolta delle argomentazioni dei partecipanti. I focus group, in particolare, offrono preziose opportunità per convalidare i risultati della nostra ricerca/studio/valutazione. Inoltre, durante tutti i tipi di workshop spesso instauriamo rapporti continuativi che a volte si trasformano in amicizie.

Siamo sempre stati convinti che il contatto personale, faccia a faccia, fosse cruciale per lo scambio di opinioni.

Far viaggiare le persone richiede molto tempo, costi per voli, taxi, hotel…ed emissioni di CO2. Verissimo. “Ma la partecipazione ai workshop è un’attività fondamentale nel nostro settore, quindi dobbiamo conviverci”, ci siamo sempre detti.

Abbiamo sempre assicurato la massima qualità ai nostri clienti e non immaginavamo la possibilità di condurre workshop a distanza. "Il rischio è che il cliente rifiuti la nostra offerta, poiché i nostri concorrenti garantiranno sicuramente un'esperienza efficace, tradizionale e anche costosa!".

Sappiamo tutti cosa è successo nel 2020.

Oggi i nostri workshop si tengono online, come parte integrante delle attività dei nostri  studi e delle nostre valutazioni di programmi UE. Che cosa abbiamo imparato?

Prima di tutto, abbiamo scoperto che anche i seminari a distanza possono avere successo. Anche con questa modalità possiamo informare, stimolare e coinvolgere i partecipanti. Questi ultimi discutono apertamente le diverse questioni esprimendo i loro punti di vista. In questo modo otteniamo ciò di cui abbiamo bisogno, ovvero la conferma o la messa in discussione delle nostre idee. Inoltre, gli strumenti utilizzati nelle riunioni dal vivo per raccogliere feedback dai partecipanti, come Sli.do o mentimenter.com, possono anche essere utilizzati in maniera efficiente anche online, generando dibattiti costruttivi.

In secondo luogo, abbiamo capito che un workshop online, per essere di successo, deve seguire alcuni specifici passi:

• Contattare i potenziali partecipanti con largo anticipo;
• Preparare i partecipanti con delle (brevi) interviste preliminari, in modo tale da avere interventi più concisi;
• Progettare attentamente il materiale per condividere le informazioni durante il workshop, assicurandosi che sia breve e pertinente;
• Ridurre i tempi della sessione, ricordando che è difficile mantenere le persone attente e attive per ore;
• Alternare le presentazioni con momenti di dialogo faccia a faccia, in modo tale da mantenere la discussione aperta;
• Ottenere informazioni strutturate dai partecipanti con rapidi questionari online durante la sessione;
• Iniziare e finire in tempo;
• Inviare a tutti i partecipanti il risultato del loro lavoro congiunto.

Probabilmente starete pensando… queste semplici regole avrebbero dovuto essere applicate in qualsiasi sessione live pre-Covid! Siamo d'accordo. I nostri seminari online hanno successo poiché continuiamo a fare ciò che garantiva il successo di un workshop dal vivo. La distanza non ha cambiato drasticamente il nostro modo di lavorare, ha solo richiesto più preparazione e più disciplina. Dato che si dedica meno tempo al viaggio, possiamo dire che è un uso più efficiente delle risorse?

Pensando alla logistica notiamo un compito aggiuntivo e un costo. È necessario individuare la piattaforma necessaria, accessibile e tale da garantire l’interattività di tutti i partecipanti. Idealmente, la piattaforma dovrebbe essere testata prima della sessione, il che è un'ottima opportunità per il colloquio preliminare. Ci sono degli evidenti vantaggi nei colloqui a distanza. La partecipazione dal proprio ufficio è molto più efficiente. Non è necessario viaggiare e le sessioni tendono ad essere più brevi. Ciò significa che non solo creiamo condizioni più facili per la partecipazione, ma possiamo anche coinvolgere partecipanti che non avevano mai avuto modo di partecipare a workshop dal vivo. E inoltre, riduciamo drasticamente le emissioni di CO2.

Ci sono però anche dei punti deboli da considerare. Senza pause le idee fuori dagli schemi sono molto meno frequenti e si tende a scambiare meno le informazioni non ufficiali. In alcuni contesti, questa potrebbe essere una grande perdita. Infine, le sessioni non sono seguite da aperitivi o cene. Ciò significa che ci sono meno occasioni per stabilire un rapporto di fiducia reciproca e persino amicizia. Per noi questo non vuol dire rinunciare a un lusso. Per noi significa ridurre la capacità di migliorare la propria rete - una risorsa primaria per la nostra attività. Infine, viaggiare è anche un modo per imparare. Quando viaggiamo, raccogliamo competenze professionali e sociali che si sommano alle nostre capacità, il che è particolarmente importante per i giovani professionisti. Inoltre, i selezionatori spesso prediligono esperienze professionali che hanno richiesto viaggi.

E per il futuro? Pensiamo di aver imparato a gestire sessioni a distanza e utilizzeremo sempre più spesso questa modalità più efficiente. Tuttavia, pensiamo che quando potremo organizzare un incontro dal vivo, pur essendo una modalità più costosa, potremo imparare molto di più dagli altri.

Per scoprire maggiori dettagli su come riadattare una metodologia basata su laboratori interattivi rispettando la distanza fisica richiesta ai tempi del Covid 19, è possibile consultare la news pubblicata dalla mia collega Cristina Stronati.